Ag Dms
15 Dec 2025 - de Medeiros, J. E. M.
AG-DMS Dez 2025 in Freiburg
Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine komplexe Aufgabe, wie die jahrelange Arbeit der Arbeitsgruppe DMS Baden-Württemberg zeigt. Seit ihrer Gründung vor drei bis vier Jahren hat sich die Agenda von einer lockeren Liste von Punkten zu einem umfassenden Themenkatalog entwickelt, der die Zeit für eine umfassende Diskussion für alle Mitglieder mit unterschiedlichen Interessen knapp erscheinen ließ.
Zu den besprochenen Themen gehörten KI-Browser, revisionssichere Ablage und das manuelle Löschen bei Fehlern. Darüber hinaus wurden die Einführung der Sachakte in Stuttgart und das Projekt zum Scannen von Klasuren in Mannheim vorgestellt, letzteres ein Projekt mit einem entdeckungsreichen Verlauf.
Dieses Jahr stieß ich durch das Seminar/Research Class um Prof. Stefan Kühl der Universität Bielefeld auf Niklas Luhmanns Werk zur Automation. Bevor ich die Erfolge der Unter-AG IT präsentieren konnte, habe ich mit meinen Kolleginnen Erkenntnisse aus dieser Lektüre geteilt. Meine Motivation, die Handlungen im Digitalisierungsprojekt wissenschaftlich zu verstehen, entsprang der Beobachtung, dass der Begriff der Verwaltung zwar wenig eindeutig definiert ist, aber von vielen Kolleginnen häufig verwendet wird. Er dient oft dazu, Gruppenzugehörigkeit und Selbstbilder sozial auszuhandeln. Beispiele hierfür sind Aussagen wie „Wir im Rechenzentrum und die in der Verwaltung“ oder „In der Privatwirtschaft hatten wir so und so gehandelt, das geht hier in der Verwaltung nicht“. Bei diesen Aussagen spielen die konkreten Organisationsformen eine untergeordnete Rolle im Vergleich zu der virtuellen Trennlinie, die dem Zuhörer angeboten wird und implizit zu einer Antwort einlädt: Auf welcher Seite stehst du denn?
Niklas Luhmann bietet mir eine interessante Perspektive. Seine Definition muss nicht die einzige sein, um Verwaltung zu verstehen, aber sie ist einfallsreich. Wenn wir Verwaltung als das System zur Entscheidungsfertigung betrachten, gewinnen wir zwei Erkenntnisse: Wir geben der virtuellen Trennlinie Privatwirtschaft/Verwaltung einen konkreten Umriss und erkennen die Bedeutung von Fehlern in den Köpfen von Sachbearbeiterinnen. Privatwirtschaftliche Unternehmen können den Computereinsatz nutzen, um ihre Entscheidungen zu verbessern oder zu verändern. Die öffentliche Verwaltung hingegen erwartet keine Veränderung ihrer Entscheidungen. Ihre Entscheidungsprämissen sind vorfixiert, sodass bei gleicher Eingabe immer dieselbe Entscheidung getroffen wird – weder besser noch schlechter, sondern immer gleich. In diesem Zusammenhang wird verständlich, warum die Angst in der Verwaltung vor Fehlern und vor Veränderungen, die gegen die festgelegten Entscheidungsprämissen verstoßen, so lähmend wirken kann. Nach der Präsentation dieser Erkenntnisse habe ich einen Rückblick auf die bisherigen Aktivitäten und die Pläne für die Unter AG IT gegeben. Im Jahr 2025 haben wir eine Reihe von Sonderterminen eingeführt, die auf großes Interesse gestoßen sind. Fast monatlich konnten wir hochkarätige Vorträge von eingeladenen Gästen aus den verschiedensten Universitäten und Hochschulen in Deutschland präsentieren. Für 2026 steht die Entwicklung von Wissen zu Hooks und Webhooks von d.velop im Mittelpunkt. Dieses Wissen soll den Universitäten helfen, die Kooperation mit Dienstleistern sowie mit dem Hersteller kompetenter, agiler und flexibler zu gestalten und so unsere Eigenständigkeit zu stärken. Die Herausforderung ist hierbei größer als mit der Gründung der Unter-AG IT oder der Fortsetzung der “Sondertermine”, denn es muss mehr als bloßer Erfahrungsaustausch stattfinden, sondern wir müssen Wissen auch gemeinsam konstruieren. Ich hoffe sehr, dass dies uns auch gelingt.
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